Hace unos años el correo electrónico era una herramienta perfecta de trabajo para cualquier abogado. Actualmente la gran cantidad de correos y no seguir unas mínimas reglas de buen uso, hacen que ya no sea una buena herramienta de trabajo.
6 Reglas de uso del email para abogados
Regla #1
La bandeja de entrada no es una lista de tareas.
Utilizar la bandeja de entrada como el lugar donde tengo apuntado las cosas que he de hacer no es la finalidad del correo electrónico para ello existen otras aplicaciones como Google task, Tareas del Outlook, Ta-da list, Strike (muy chula) y Asana (para compartir tareas).
Regla #2
No consultar continuamente el correo electrónico
Únicamente consultar el correo 4 o 5 veces al día. Así mismo deshabilitar la opción de notificación automática cuando llega un correo nuevo para evitar distracciones.
Regla # 3
Tocarlo una vez
Cuando abras un correo electrónico has de tomar una de las siguientes acciones y nunca “dejarlo para más tarde”. 1) Responderlo, 2) Si no tienes tiempo para responder el correo, apuntarlo al listado de tareas o en la agenda y archivarlo, 3) Borrarlo
Regla #4
El asunto muy claro
El asunto del mensaje siempre tendrá una descripción clara del contenido del correo electrónico. Cuando mandemos un correo electrónico, en el asunto hemos de exponer el contenido de el correo electrónico. Si reenviamos un correo electrónico modificaremos el asunto, si es necesario, para evitar tener correos electrónicos cuyo asunto no tiene nada que ver con el contenido del correo.
Regla #5
Corto y claro
El contenido del correo electrónico intentará ser corto y deberá dejar muy claro qué se espera del destinatario. Para evitar ida y venida de correos electrónicos para aclarar qué quería decir. Abrir un correo electrónico y ver una larga epístola produce la siguiente sensación “uf que correo más largo,…ahora no tengo tiempo, lo miraré más tarde”. Para evitarlo, redactemos correos cortos, claros e indiquemos lo que esperamos del destinatario.
Regla #6
Únicamente un destinatario.
Únicamente mandaremos el correo a una persona y de forma excepcional pondremos en copia a otras personas. Siempre indicaremos a quien nos dirigimos por su nombre, para que no haya dudas de quién es la persona encargada de contestar el mismo. Si copiamos a personas que no tienen ninguna relación con el correo después de varios correos similares nos convertiremos en “spam” para esa persona.
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